¿Qué es la Automatización de Recursos Humanos?

La automatización de los recursos humanos es una tecnología que funciona automatizando los procesos recurrentes de recursos humanos y racionalizando las tareas de gran cantidad de documentos. Sin sacrificar la calidad, reduce significativamente el tiempo necesario para completar los procesos de recursos humanos.

Puede encargarse de muchas tareas administrativas cruciales, como alimentar datos, crear archivos, compartir documentos, seleccionar candidatos con conocimientos específicos, rellenar previamente formularios y más. Cuando se procesan manualmente, este tipo de tareas pueden llevar horas y horas.


 

¿Por qué debería preocuparse su empresa por la automatización de los recursos humanos?

La automatización de los recursos humanos ofrece muchas ventajas, entre ellas la de ayudar a reducir los costos de impresión y de almacenamiento físico y, al mismo tiempo, ofrecer un acceso conveniente a los archivos en línea en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

Cuando los datos de los empleados se pueden ubicar en un lugar centralizado, aumenta la eficiencia de la selección, la contratación y la capacitación. Igualmente importante es que los empleados se sienten más comprometidos cuando tienen tiempo para concentrarse en tareas estratégicas que ayudan a impulsar los objetivos comerciales de la empresa. 

Cuando la incorporación está automatizada, los nuevos contratados pueden ir directamente al trabajo en lugar de pasar su primera semana rebuscando entre montones de papeles y formularios. Y, los errores de entrada de datos pueden ser mitigados.

El ahorro de tiempo equivale a la reducción de costes también, especialmente cuando el equipo de RRHH puede ser más productivo.

8 ejemplos comunes de automatización de R.R.H.H.

1. Un empleado abordo:

Una de las tareas que más tiempo consume en el departamento de recursos humanos es la orientación de los empleados diariamente. La publicación de trabajos, la recopilación de currículums, las entrevistas y la creación de redes pueden automatizarse.

La automatización de recursos humanos puede ayudar a acelerar el proceso para monitorear, analizar y medir el desempeño es difícil. La automatización de recursos humanos garantizará que la contribución de cada empleado esté alineada con los objetivos de la empresa.

2. Offboarding:

Es el proceso de desvincular a un trabajador de la empresa, el traslado no es un proceso divertido ni para el empleado ni para el empleador. En algunos casos, puede sentirse incómodo y forzado. Sin embargo, los archivos de despido deben ser recogidos y procesados. Además, el equipo de la empresa debe ser contabilizado, devuelto y auditado. A continuación, se deben tomar medidas para eliminar al empleado despedido de la nómina y los beneficios. 

En su lugar, utilice la automatización para procesar cada una de esas tareas de manera rápida, fiable y coherente para hacer más manejable el proceso de salida y evitar que se produzca cualquier posible problema jurídico.

3. Solicitudes de vacaciones

Hay muchas razones por las que un miembro del equipo puede presentar una solicitud de licencia, ya sea para un procedimiento médico, sabático, educativo o de otro tipo. Procesar cada solicitud de licencia es tedioso y lleva mucho tiempo. Además, el tiempo que lleva hace más difícil que Recursos Humanos responda y apruebe las solicitudes a tiempo.

La automatización inteligente puede proporcionar aprobaciones seguras al instante mientras actualiza los registros de las licencias de los empleados inmediatamente. Así, Recursos Humanos puede controlar y aprobar todas las solicitudes de permisos de forma rápida y más eficiente, dejando a todos más satisfechos con la comodidad del proceso.

4. Reclamaciones de gastos

Antes de la automatización de recursos humanos, los administradores tienen que escanear varias hojas de cálculo de Excel y pilas de archivos de papel. Por eso tardaban días, si no semanas, en clasificar los registros de gastos de un empleado. Incluso con un proceso manual orientado a los detalles, los gastos tenían el potencial de aparecer actualizados y con inexactitudes. Antes de que se produjera cualquier archivo, el equipo de RRHH tendría que procesar cada elemento de gasto en el sistema de la empresa. También tendría que ser revisado y aprobado por el gerente del empleado. A continuación, en el departamento de contabilidad. Este es el proceso independientemente del tamaño de la reclamación. 

No es de extrañar que el retraso se multiplique causando frustración y fatiga. Sin embargo, con la automatización de Recursos Humanos, se eliminan los tediosos procesos manuales al mismo tiempo que se reducen los errores de contabilidad y se libera al equipo de RRHH de participar en procesos anticuados.

5. Nómina

En la era de la regulación gubernamental, el procesamiento manual de las nóminas aumenta exponencialmente el riesgo de error. En lugar de procesar a mano, la automatización de RR.HH. puede ofrecer cálculos precisos, mantener los registros de la nómina para cumplir con los mandatos del IRS y el Departamento de Trabajo de los EE.UU., y asegurar que los empleados sean pagados de manera infalible y a tiempo.

6. Gestión del tiempo

Si todavía usas un rastreador manual de tiempo de empleados, entonces es seguro decir que los empleados ingresan sus horas de trabajo después de la semana. A menudo, esta forma de rastreo de tiempo está llena de errores ya que no todos pueden recordar todo lo que ha sucedido durante el día de trabajo. Sin querer implicar ninguna mala intención, pero no se puede esperar que la gente recuerde algo que no es típico, como las citas con el médico, el tráfico, el tiempo libre para recoger a sus hijos de la escuela y otras actividades inesperadas. Sin la automatización, esto puede convertirse en un importante dolor de cabeza cuando llega la hora de la nómina.

7. Prestaciones para los empleados

Los beneficios de los empleados a lo largo del tiempo pueden estar en un estado constante de cambio para cada empleado debido a eventos que cambian la vida, la inscripción abierta y más. Sin mencionar que el seguimiento de los beneficios de los empleados a través de papel y procesos manuales es extraordinariamente difícil. Es hora de mitigar los costos asociados con la administración de beneficios a través de la automatización de RRHH. Por ejemplo, se puede automatizar lo siguiente: 

  • Elegibilidad de los beneficios 
  • Beneficiar la educación y la formación 
  • Modificación de beneficios para eventos que cambien la vida como un matrimonio, divorcio, mudanza, un nuevo hijo o un nuevo problema de salud
  • Inscripción abierta 
  • Beneficio de la incorporación 
  • La gestión de los beneficios de los empleados no tiene que parecer una pesadilla. 

8. Declaración de impuestos.

El tiempo de los impuestos siempre es cansado para muchas compañías, como lo es el cumplimiento de los impuestos. La buena noticia es que la automatización de RRHH puede dar a su organización la oportunidad de escalar rápidamente. El uso de esta plataforma basada en la nube puede asegurar que usted cobre los impuestos correctos para sus productos y servicios, así como los impuestos de uso. Además, puede automatizar los impuestos sobre la nómina de acuerdo con las leyes de cada estado.

 

En conclusión...

Antes de gastar más recursos en la contratación de empleados adicionales para gestionar sus tareas de recursos humanos, piense en su atomatización de sus prcesos. A medida que las organizaciones continúan avanzando a una velocidad vertiginosa, no hay razón para competir a paso de caracol usando procesos manuales.